Nowoczesny sekretariat – szkolenie zawodowe dla sekretarek i asystentek

Nowoczesny sekretariat – szkolenie zawodowe dla sekretarek i asystentek

W ramach cyklu szkoleniowego „Nowoczesna Firma”

Zapraszamy na trzydniowe szkolenie zawodowe dla sekretarek i asystentek

03-04 i  17-18 marca 2012
Katowice 

 

Serdecznie zapraszamy pracowników działów administracji, sekretariatu i kancelarii pragnących poszerzyć swoją wiedzę i umiejętności w poruszanych tematach. Zapraszamy również osoby, które widzą swoją przyszłość w pracy na stanowisku sekretarki i asystentki.

 Cel szkolenia

Celem szkolenia jest profesjonalne przygotowanie zawodowe do pełnienia obowiązków sekretarki-asystentki, tak w zakresie obsługi kancelarii i sekretariatu w dużych instytucjach, jak i w małych przedsiębiorstwach do pracy na jednoosobowym samodzielnym stanowisku.

Zmiany gospodarcze i rozwój infrastruktury przedsiębiorstw wpływają również na kształt działań i organizacji poszczególnych działów przedsiębiorstwa oraz na zakres obowiązków poszczególnych specjalistów.

W trakcie szkolenia szczególny nacisk kładziemy na

  • prawne aspekty pracy sekretariatu i kancelarii, w szczególności obieg informacji i dokumentów.
  • strategie organizacji pracy działów administracji i organizacji imprez i wyjazdów służbowych
  • psychospołeczne oraz etyczne zasady komunikacji, współpracy i przepływu informacji.
  • zasady etykiety biznesowej, stylingu i wizażu obowiązującego na stanowisku asystentki.
Program szkolenia

Dzień I

1/Organizacja nowoczesnego sekretariatu.

  • czym jest nowoczesny sekretariat
  • rola i zadania nowoczesnego sekretariatu
  • sekretariat jako wizytówka firmy
  • formy organizacyjne sekretariatu
  • sekretariat a charakter instytucji
  • sekretariat jako miejsce pozyskiwania informacji
  • sekretariat jako miejsce koordynacji pracy innych działów i nadzorowania projektów
  • zarządzanie zespołem pracy sekretariatu – zadania i obowiązki office managera.

2/Czynności kancelaryjne.

  • podstawowe czynności kancelaryjne
  • wewnętrzne i zewnętrzne akty normatywne
  • instrukcja kancelaryjna a zadania pracy sekretariatu
  • procedury załatwiania spraw – w formie ustnej i pisemnej
  • procedura załatwiania spraw pracowniczych
  • zasady obiegu dokumentów wewnątrz-firmowych
  • zasady obiegu dokumentów zewnętrznych
  • zasady obiegu akt jawnych i niejawnych
  • zapoznanie z wybranymi przepisami Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29.08.1997r. (Dz. U. NR 133 poz. 883).
  • zasady i procedury załatwiania spraw odręcznych i terminowych
  • zarządzanie zespołem oraz rozdział obowiązków wśród podległych pracowników kancelarii

3/ Korespondencja elektroniczna i firmowa.

  • rodzaje dokumentów
  • przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie korespondencji
  • rozdzielanie i doręczanie korespondencji
  • przeglądanie i przydzielanie korespondencji
  • wysyłanie i doręczanie dokumentów jawnych i niejawnych
  • przyjmowanie i doręczanie korespondencji elektronicznej
  • rola korespondencji elektronicznej w działalności firmy
  • prowadzenie korespondencji firmowej jako forma marketingu i reklamy wizerunku firmy na zewnątrz.
  • tworzenie bazy dostawców i kontrahentów na podstawie przyjmowanej korespondencji.
  • ustawa o podpisie elektronicznym  (Dz. U. z dnia 15 listopada 2001 r.)
  • uprawnienia do podpisu dokumentacji firmowej i pism, zasady przenoszenia uprawnień do podpisu.

4/Tworzenie i przechowywanie dokumentów biurowych,

  • rodzaje pism i zasady ich tworzenia
  • rodzaje dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych firmy
  • zasady sporządzania raportów i stenogramów spotkań do celów formalnych i wewnętrznych firmy
  • sporządzanie notatek służbowych
  • zasady rejestracji informacji w formie elektronicznej i multimedialnej; zasady ich archiwizacji.
  • zasady tworzenia i wysyłania dokumentacji seryjnej
  • przepisy ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144 z 9 września 2002 r., poz. 1204),

5/Przechowywanie akt i klasyfikacja archiwalna.

  • Zapoznanie się z wybranymi przepisami Ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002r., Nr 171, poz.1396 z późn. zm.) oraz zapoznanie się przepisami wykonawczymi do w/w ustawy dot. archiwizowania i brakowania dokumentacji

6/Organizacja zebrań, konferencji, spotkań.

  • klasyfikacja spotkań biznesowych z uwagi na cel i charakter spotkania
  • ogólne zasady organizacji i planowania spotkań biznesowych
  • spotkania jawne i poufne – różnice organizacyjne
  • organizacja spotkań/zebrań wewnętrznych
  • organizacja spotkań dla gości w firmie
  • organizacja spotkań zewnętrznych – tzw małych i dużych
  • organizacja spotkań wyjazdowych
  • organizacja konferencji promujących firmę i jej produkty
  • wizerunek i rola recepcji/sekretariatu podczas wizyty gości w firmie
  • udział pracowników w spotkaniach – zasady savoir-vivre oraz polityka prywatności i bezpieczeństwa informacji

7/Podróż służbowa krajowa i zagraniczna – zasady organizacji, rozliczenia

  • ogólne zasady organizacji wyjazdów służbowych
  • zasady planowania wyjazdów służbowych
  • rola i zadania sekretariatu w trakcie wyjazdów służbowych
  • rola i zadania sekretariatu w czasie nieobecności kadry zarządzającej w przedsiębiorstwie.
  • zasady finansowania i rozliczania wyjazdów służbowych.

8/Zasady planowania i organizacji pracy

  • ogólne zasady planowania i organizacji pracy sekretariatu
  • planowanie i realizacja powierzonych projektów
  • Planowanie własnych zadań w tle planu szefa – uczestnictwo w planowaniu zadań szefa.
  • Zasady współpracy wynikające z zakresu odpowiedzialności pracownika

9/Zarządzanie czasem, zadaniami

  • ogólne zasady zarządzania czasem
  • zasady tworzenia harmonogramów pracy sekretariatu
  • ogólny podział zadań z uwagi na charakter projektu
  • delegowanie zadań projektowych
  • koordynacja projektu i zarządzanie stworzonym zespołem
  • kierowanie, motywowanie oraz ewaluacja zadań projektowych

10/Etyka pracy sekretariatu

  • zasady współpracy w grupie zawodowej
  • zasady savoir-vivre oraz polityka prywatności i bezpieczeństwa informacji
  • zasady formalno-prawne i etyczne tajemnicy służbowej
  • zasady w relacjach społecznych sekretarki z kadrą zarządzającą
  • zasady w relacjach społecznych sekretarki z pracownikami innych działów

 

Dzień II

1/Efektywna współpraca z szefem i osobami strategicznymi w firmie.

  • zasady współpracy, wzajemnych wymagań i oczekiwań,
  • zasady działania w tle osób decyzyjnych w przedsiębiorstwie;
  • wyznaczanie granic odpowiedzialności, definiowanie zakresu obowiązków i podejmowania decyzji;
  • czynniki budujące autorytet własny,
  • czynniki budujące autorytet szefa,

2/Budowanie wizerunku profesjonalisty

  • społeczne i psychologiczne miejsce pracowników sekretariatu w szeregach organizacyjnych przedsiębiorstwa
  • społeczne i psychologiczne podstawy efektywnej kooperacji z kadrą pracowniczą innych działów przedsiębiorstwa.
  • budowanie właściwego wizerunku firmy w kontakcie z klientami,
  • budowanie wiarygodności i zaufania w relacji z klientami zewnętrznymi i wewnętrznymi,
  • wyznaczanie własnych granic psychologicznych i społecznych
  • tworzenie wizerunku współpracy z nastawieniem na rozwiązanie problemu.

3/Komunikacja interpersonalna:

  • Zasady efektywnej komunikacji,
  • Czynniki sprzyjające efektywnej komunikacji oraz czynniki skutecznie ją blokujące.
  • Analiza osobistego stylu komunikowania się i jego wpływu na budowanie relacji zawodowych.
  • Trening umiejętności klarownego i wiarygodnego wyrażania swoich przekonań, oczekiwań i opinii.
  • Wykorzystywanie narzędzi skutecznego kierowania rozmową.
  • Informacja zwrotna jako narzędzia podnoszącego efektywność pracy.

4/ Specyficzne elementy komunikacji werbalnej

  • Podstawowe narzędzia komunikacyjne: parafraza, zadawanie pytań, komunikat JA.
  • Sposoby udzielania jasnych, uczciwych i nieurażających komunikatów.
  • Komunikowanie się w zespole – techniki jednoznacznego wyrażania opinii i oczekiwań.
  • Granice ekspresywności i otwartości w relacjach zawodowych.
  • dobór stylów językowych do sytuacji jako element etykiety zawodowej i protokołu
  • dyplomatycznego.

5/specyfika komunikacji niewerbalnej

  • emocje jako determinanty jakości kontaktów interpersonalnych
  • rola potrzeb w strukturach decyzyjnych człowieka
  • budowanie światopoglądu i ocen w kontaktach międzyludzkich
  • wykorzystanie indywidualnych kompetencji osobowościowych w tworzeniu profesjonalnej postawy zawodowej.

6/Specyfika rozmowy telefonicznej.

  • rola rozmów telefonicznych w prowadzeniu działań biznesowych
  • rodzaje rozmów telefonicznych
  • etapy rozmowy telefonicznej
  • profesjonalny dobór technik głosowych w rozmowie przez telefon
  • umiejętności aktywnego słuchania
  • rola komunikacji niewerbalnej w rozmowie telefonicznej
  • strategie wywierania wpływu na Klienta,
  • Typologia Klienta,
  • budowanie właściwego wizerunku firmy w rozmowie przez telefon

7/Trudne sytuacje w sekretariacie.

  • sposoby reakcji człowieka w sytuacji zagrożenia
  • lęk jako mechanizm determinujący postrzeganie, oceny i decyzje człowieka, strategie jego pokonywania
  • budowanie relacji bezpiecznych w oparciu o procesy przywiązania w kontaktach zawodowych
  • metody i techniki autoregulacji emocji
  • rola postawy profesjonalisty w budowaniu relacji partnerskich
  • psychologiczne typy postrzegania siebie i własnych kompetencji – diagnoza predyspozycji osobistych.

8/Skuteczna walka ze stresem.

  • wpływ pracy zawodowej na jakość życia
  • ekspozycja pierwotna i ekspozycja wtórna na zagrożenie
  • mechanizmy homeostazy oraz jej rola w życiu człowieka
  • komponenty stresu – profilaktyka i redukcja ich następstw
  • fazy stresu zawodowego
  • podstawowe elementy redukujące negatywne napięcie emocjonalne – strategie radzenia sobie ze stresem.

 

Dzień III

1/Wizerunek asystentki/sekretarki.

  • wizerunek sekretarki a wizerunek firmy
  • sekretarka jako wizytówka przedsiębiorstwa (stanowisko reprezentacyjne)
  • budowanie własnego wizerunku jako profesjonalisty
  • priorytety wizerunku asystentki – wielozadaniowość roli
  • cechy charakterystyczne wizerunku pracowników sekretariatu.

2/Etykieta biznesu

  • elementy stroju profesjonalnej sekretarki
  • Precedencja towarzyska w pracy
  • zasady powitania w pracy
  • etykieta w zadaniach pracowników sekretariatu
  • etykieta zachowań w gabinecie szefa
  • zasady prawidłowego serwowania poczęstunku
  • savoir vivre spożywania posiłków w pracy
  • Precedencja w samochodzie służbowym
  • przedstawianie innych osób
  • przedstawianie siebie i wymiana wizytówek
  • korzystanie z telefonu komórkowego w towarzystwie

3/podstawy stylistyki i wizażu

  • Teoria barw, analiza kolorystyczna, indywidualny dobór kolorów
  • kompozycja i jej zastosowanie – metody tworzenia

4/stylizacja

  • określenie typu urody i sylwetki,
  • dobór fryzury, ubioru
  • korekcja stylu, figury, twarzy,
  • zastosowanie dodatków, biżuterii.
  • dobór fasonu do kształtu twarzy

5/dresscode, czyli strój na każdą okazję – zasady doboru

  • Black tie (strój wieczorowy, semi formal, tuxedo, dinner jacket, cravat noire)
  • Black tie optional lub black tie invited
  • Creative black tie
  • White tie (uroczysty strój wieczorowy, full dress, tail coat, cravat blanche)
  • Business dress (informal attire, business attire, lounge suit, ubranie wyjściowe, strój nieformalny)
  • business casual
  • Dress casual, smart casual
  • Active attire (sportswear attire, activewear)
  • inne okazje

6/wizaż

  • Charakterystyka i kształty twarzy.
  • Techniki wykonywania profesjonalnego wizażu,
  • kamuflaż, modelaż, korekcja twarzy.
  • Makijaż na każdą okazję – dzienny, wieczorowy, sporty visage etc

zajęcia odbywać się będą w godzinach porannych

dzień 1. 09:00-16:00 wykład połączony z ćwiczeniami
dzień 2 09:00-16:00 trening połączony z dyskusją
dzień 3. 09:00-16:00 trening połączony z dyskusją

W trakcie zajęć przewidziane są dwie przerwy kawowe z poczęstunkiem dla uczestników. Pozostała ilość przerw jest zależna od potrzeb słuchaczy i dynamiki pracy grupy.

metodologia

Jako trenerzy i coacherzy preferujemy formę interaktywną prowadzania zajęć. Tak w trakcie wykładów, które są sprowadzane do minimum jak i w części warsztatowej. Dobór metod pracy jest zawsze dobierany w sposób elastyczny do specyfiki i potrzeb grupy.
Poza wiedzą merytoryczną otrzymacie Państwo szereg praktycznych przykładów i wskazówek, w zakresie poruszanych zagadnień.

materiały szkoleniowe

Każdy z uczestników otrzyma zestaw materiałów informacyjnych dotyczących poruszanych tematów.
Dodatkowo, po zalogowaniu się na naszej stronie internetowej otrzymacie Państwo stały dostęp do materiałów poszkoleniowych oraz narzędzi wykorzystywanych w trakcie treningów.

certyfikaty

Każda z osób uzyska imienny certyfikat ukończenia szkolenia zawodowego

miejsce organizacji

Centrum Szkoleniowe

Warszawa, ul. Nadrzeczna/obok Centrum Nauki Kopernik

długość szkolenia

24 godz/3 dni w godzinach porannych

cena

1500 zł netto za osobę

 

UWAGA!!!

Kurs w Katowicach, ul Klimczoka 4 rozpoczyna się 18 lutego 2012

4 dni szkolenia/32h w cenie 1500 zł brutto – są jeszcze wolne miejsca

Serdecznie zapraszamy

 

 

promocje cenowe:

w przypadku jednoczesnego zgłoszenia min 3 osób udzielamy 5% rabatu, dla wszystkich zgłoszonych uczestników.

w przypadku jednoczesnego zgłoszenia min 5 osób udzielamy 10% rabatu, dla wszystkich zgłoszonych uczestników.

liczba miejsc ograniczona

W przypadku zainteresowania tą ofertą osób z innych części kraju prosimy o kontakt mailowy w celu ustalenia ewentualnych terminów spotkań. biuro@program.org.pl

 

Termin warsztatów zostanie ustalony po zebraniu minimalnej ilości uczestników