W ramach cyklu szkoleniowego „Nowoczesna Firma”
Zapraszamy na trzydniowe szkolenie zawodowe dla sekretarek i asystentek
03-04 i 17-18 marca 2012
Katowice
Serdecznie zapraszamy pracowników działów administracji, sekretariatu i kancelarii pragnących poszerzyć swoją wiedzę i umiejętności w poruszanych tematach. Zapraszamy również osoby, które widzą swoją przyszłość w pracy na stanowisku sekretarki i asystentki.
Cel szkolenia
Celem szkolenia jest profesjonalne przygotowanie zawodowe do pełnienia obowiązków sekretarki-asystentki, tak w zakresie obsługi kancelarii i sekretariatu w dużych instytucjach, jak i w małych przedsiębiorstwach do pracy na jednoosobowym samodzielnym stanowisku.
Zmiany gospodarcze i rozwój infrastruktury przedsiębiorstw wpływają również na kształt działań i organizacji poszczególnych działów przedsiębiorstwa oraz na zakres obowiązków poszczególnych specjalistów.
W trakcie szkolenia szczególny nacisk kładziemy na
- prawne aspekty pracy sekretariatu i kancelarii, w szczególności obieg informacji i dokumentów.
- strategie organizacji pracy działów administracji i organizacji imprez i wyjazdów służbowych
- psychospołeczne oraz etyczne zasady komunikacji, współpracy i przepływu informacji.
- zasady etykiety biznesowej, stylingu i wizażu obowiązującego na stanowisku asystentki.
Dzień I
1/Organizacja nowoczesnego sekretariatu.
- czym jest nowoczesny sekretariat
- rola i zadania nowoczesnego sekretariatu
- sekretariat jako wizytówka firmy
- formy organizacyjne sekretariatu
- sekretariat a charakter instytucji
- sekretariat jako miejsce pozyskiwania informacji
- sekretariat jako miejsce koordynacji pracy innych działów i nadzorowania projektów
- zarządzanie zespołem pracy sekretariatu – zadania i obowiązki office managera.
2/Czynności kancelaryjne.
- podstawowe czynności kancelaryjne
- wewnętrzne i zewnętrzne akty normatywne
- instrukcja kancelaryjna a zadania pracy sekretariatu
- procedury załatwiania spraw – w formie ustnej i pisemnej
- procedura załatwiania spraw pracowniczych
- zasady obiegu dokumentów wewnątrz-firmowych
- zasady obiegu dokumentów zewnętrznych
- zasady obiegu akt jawnych i niejawnych
- zapoznanie z wybranymi przepisami Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29.08.1997r. (Dz. U. NR 133 poz. 883).
- zasady i procedury załatwiania spraw odręcznych i terminowych
- zarządzanie zespołem oraz rozdział obowiązków wśród podległych pracowników kancelarii
3/ Korespondencja elektroniczna i firmowa.
- rodzaje dokumentów
- przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie korespondencji
- rozdzielanie i doręczanie korespondencji
- przeglądanie i przydzielanie korespondencji
- wysyłanie i doręczanie dokumentów jawnych i niejawnych
- przyjmowanie i doręczanie korespondencji elektronicznej
- rola korespondencji elektronicznej w działalności firmy
- prowadzenie korespondencji firmowej jako forma marketingu i reklamy wizerunku firmy na zewnątrz.
- tworzenie bazy dostawców i kontrahentów na podstawie przyjmowanej korespondencji.
- ustawa o podpisie elektronicznym (Dz. U. z dnia 15 listopada 2001 r.)
- uprawnienia do podpisu dokumentacji firmowej i pism, zasady przenoszenia uprawnień do podpisu.
4/Tworzenie i przechowywanie dokumentów biurowych,
- rodzaje pism i zasady ich tworzenia
- rodzaje dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych firmy
- zasady sporządzania raportów i stenogramów spotkań do celów formalnych i wewnętrznych firmy
- sporządzanie notatek służbowych
- zasady rejestracji informacji w formie elektronicznej i multimedialnej; zasady ich archiwizacji.
- zasady tworzenia i wysyłania dokumentacji seryjnej
- przepisy ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144 z 9 września 2002 r., poz. 1204),
5/Przechowywanie akt i klasyfikacja archiwalna.
- Zapoznanie się z wybranymi przepisami Ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002r., Nr 171, poz.1396 z późn. zm.) oraz zapoznanie się przepisami wykonawczymi do w/w ustawy dot. archiwizowania i brakowania dokumentacji
6/Organizacja zebrań, konferencji, spotkań.
- klasyfikacja spotkań biznesowych z uwagi na cel i charakter spotkania
- ogólne zasady organizacji i planowania spotkań biznesowych
- spotkania jawne i poufne – różnice organizacyjne
- organizacja spotkań/zebrań wewnętrznych
- organizacja spotkań dla gości w firmie
- organizacja spotkań zewnętrznych – tzw małych i dużych
- organizacja spotkań wyjazdowych
- organizacja konferencji promujących firmę i jej produkty
- wizerunek i rola recepcji/sekretariatu podczas wizyty gości w firmie
- udział pracowników w spotkaniach – zasady savoir-vivre oraz polityka prywatności i bezpieczeństwa informacji
7/Podróż służbowa krajowa i zagraniczna – zasady organizacji, rozliczenia
- ogólne zasady organizacji wyjazdów służbowych
- zasady planowania wyjazdów służbowych
- rola i zadania sekretariatu w trakcie wyjazdów służbowych
- rola i zadania sekretariatu w czasie nieobecności kadry zarządzającej w przedsiębiorstwie.
- zasady finansowania i rozliczania wyjazdów służbowych.
8/Zasady planowania i organizacji pracy
- ogólne zasady planowania i organizacji pracy sekretariatu
- planowanie i realizacja powierzonych projektów
- Planowanie własnych zadań w tle planu szefa – uczestnictwo w planowaniu zadań szefa.
- Zasady współpracy wynikające z zakresu odpowiedzialności pracownika
9/Zarządzanie czasem, zadaniami
- ogólne zasady zarządzania czasem
- zasady tworzenia harmonogramów pracy sekretariatu
- ogólny podział zadań z uwagi na charakter projektu
- delegowanie zadań projektowych
- koordynacja projektu i zarządzanie stworzonym zespołem
- kierowanie, motywowanie oraz ewaluacja zadań projektowych
10/Etyka pracy sekretariatu
- zasady współpracy w grupie zawodowej
- zasady savoir-vivre oraz polityka prywatności i bezpieczeństwa informacji
- zasady formalno-prawne i etyczne tajemnicy służbowej
- zasady w relacjach społecznych sekretarki z kadrą zarządzającą
- zasady w relacjach społecznych sekretarki z pracownikami innych działów
Dzień II
1/Efektywna współpraca z szefem i osobami strategicznymi w firmie.
- zasady współpracy, wzajemnych wymagań i oczekiwań,
- zasady działania w tle osób decyzyjnych w przedsiębiorstwie;
- wyznaczanie granic odpowiedzialności, definiowanie zakresu obowiązków i podejmowania decyzji;
- czynniki budujące autorytet własny,
- czynniki budujące autorytet szefa,
2/Budowanie wizerunku profesjonalisty
- społeczne i psychologiczne miejsce pracowników sekretariatu w szeregach organizacyjnych przedsiębiorstwa
- społeczne i psychologiczne podstawy efektywnej kooperacji z kadrą pracowniczą innych działów przedsiębiorstwa.
- budowanie właściwego wizerunku firmy w kontakcie z klientami,
- budowanie wiarygodności i zaufania w relacji z klientami zewnętrznymi i wewnętrznymi,
- wyznaczanie własnych granic psychologicznych i społecznych
- tworzenie wizerunku współpracy z nastawieniem na rozwiązanie problemu.
3/Komunikacja interpersonalna:
- Zasady efektywnej komunikacji,
- Czynniki sprzyjające efektywnej komunikacji oraz czynniki skutecznie ją blokujące.
- Analiza osobistego stylu komunikowania się i jego wpływu na budowanie relacji zawodowych.
- Trening umiejętności klarownego i wiarygodnego wyrażania swoich przekonań, oczekiwań i opinii.
- Wykorzystywanie narzędzi skutecznego kierowania rozmową.
- Informacja zwrotna jako narzędzia podnoszącego efektywność pracy.
4/ Specyficzne elementy komunikacji werbalnej
- Podstawowe narzędzia komunikacyjne: parafraza, zadawanie pytań, komunikat JA.
- Sposoby udzielania jasnych, uczciwych i nieurażających komunikatów.
- Komunikowanie się w zespole – techniki jednoznacznego wyrażania opinii i oczekiwań.
- Granice ekspresywności i otwartości w relacjach zawodowych.
- dobór stylów językowych do sytuacji jako element etykiety zawodowej i protokołu
- dyplomatycznego.
5/specyfika komunikacji niewerbalnej
- emocje jako determinanty jakości kontaktów interpersonalnych
- rola potrzeb w strukturach decyzyjnych człowieka
- budowanie światopoglądu i ocen w kontaktach międzyludzkich
- wykorzystanie indywidualnych kompetencji osobowościowych w tworzeniu profesjonalnej postawy zawodowej.
6/Specyfika rozmowy telefonicznej.
- rola rozmów telefonicznych w prowadzeniu działań biznesowych
- rodzaje rozmów telefonicznych
- etapy rozmowy telefonicznej
- profesjonalny dobór technik głosowych w rozmowie przez telefon
- umiejętności aktywnego słuchania
- rola komunikacji niewerbalnej w rozmowie telefonicznej
- strategie wywierania wpływu na Klienta,
- Typologia Klienta,
- budowanie właściwego wizerunku firmy w rozmowie przez telefon
7/Trudne sytuacje w sekretariacie.
- sposoby reakcji człowieka w sytuacji zagrożenia
- lęk jako mechanizm determinujący postrzeganie, oceny i decyzje człowieka, strategie jego pokonywania
- budowanie relacji bezpiecznych w oparciu o procesy przywiązania w kontaktach zawodowych
- metody i techniki autoregulacji emocji
- rola postawy profesjonalisty w budowaniu relacji partnerskich
- psychologiczne typy postrzegania siebie i własnych kompetencji – diagnoza predyspozycji osobistych.
8/Skuteczna walka ze stresem.
- wpływ pracy zawodowej na jakość życia
- ekspozycja pierwotna i ekspozycja wtórna na zagrożenie
- mechanizmy homeostazy oraz jej rola w życiu człowieka
- komponenty stresu – profilaktyka i redukcja ich następstw
- fazy stresu zawodowego
- podstawowe elementy redukujące negatywne napięcie emocjonalne – strategie radzenia sobie ze stresem.
Dzień III
1/Wizerunek asystentki/sekretarki.
- wizerunek sekretarki a wizerunek firmy
- sekretarka jako wizytówka przedsiębiorstwa (stanowisko reprezentacyjne)
- budowanie własnego wizerunku jako profesjonalisty
- priorytety wizerunku asystentki – wielozadaniowość roli
- cechy charakterystyczne wizerunku pracowników sekretariatu.
2/Etykieta biznesu
- elementy stroju profesjonalnej sekretarki
- Precedencja towarzyska w pracy
- zasady powitania w pracy
- etykieta w zadaniach pracowników sekretariatu
- etykieta zachowań w gabinecie szefa
- zasady prawidłowego serwowania poczęstunku
- savoir vivre spożywania posiłków w pracy
- Precedencja w samochodzie służbowym
- przedstawianie innych osób
- przedstawianie siebie i wymiana wizytówek
- korzystanie z telefonu komórkowego w towarzystwie
3/podstawy stylistyki i wizażu
- Teoria barw, analiza kolorystyczna, indywidualny dobór kolorów
- kompozycja i jej zastosowanie – metody tworzenia
4/stylizacja
- określenie typu urody i sylwetki,
- dobór fryzury, ubioru
- korekcja stylu, figury, twarzy,
- zastosowanie dodatków, biżuterii.
- dobór fasonu do kształtu twarzy
5/dresscode, czyli strój na każdą okazję – zasady doboru
- Black tie (strój wieczorowy, semi formal, tuxedo, dinner jacket, cravat noire)
- Black tie optional lub black tie invited
- Creative black tie
- White tie (uroczysty strój wieczorowy, full dress, tail coat, cravat blanche)
- Business dress (informal attire, business attire, lounge suit, ubranie wyjściowe, strój nieformalny)
- business casual
- Dress casual, smart casual
- Active attire (sportswear attire, activewear)
- inne okazje
6/wizaż
- Charakterystyka i kształty twarzy.
- Techniki wykonywania profesjonalnego wizażu,
- kamuflaż, modelaż, korekcja twarzy.
- Makijaż na każdą okazję – dzienny, wieczorowy, sporty visage etc
zajęcia odbywać się będą w godzinach porannych
dzień 1. 09:00-16:00 wykład połączony z ćwiczeniami
dzień 2 09:00-16:00 trening połączony z dyskusją
dzień 3. 09:00-16:00 trening połączony z dyskusją
W trakcie zajęć przewidziane są dwie przerwy kawowe z poczęstunkiem dla uczestników. Pozostała ilość przerw jest zależna od potrzeb słuchaczy i dynamiki pracy grupy.
metodologia
Jako trenerzy i coacherzy preferujemy formę interaktywną prowadzania zajęć. Tak w trakcie wykładów, które są sprowadzane do minimum jak i w części warsztatowej. Dobór metod pracy jest zawsze dobierany w sposób elastyczny do specyfiki i potrzeb grupy.
Poza wiedzą merytoryczną otrzymacie Państwo szereg praktycznych przykładów i wskazówek, w zakresie poruszanych zagadnień.
materiały szkoleniowe
Każdy z uczestników otrzyma zestaw materiałów informacyjnych dotyczących poruszanych tematów.
Dodatkowo, po zalogowaniu się na naszej stronie internetowej otrzymacie Państwo stały dostęp do materiałów poszkoleniowych oraz narzędzi wykorzystywanych w trakcie treningów.
certyfikaty
Każda z osób uzyska imienny certyfikat ukończenia szkolenia zawodowego
miejsce organizacji
Centrum Szkoleniowe
Warszawa, ul. Nadrzeczna/obok Centrum Nauki Kopernik
długość szkolenia
24 godz/3 dni w godzinach porannych
cena
1500 zł netto za osobę
UWAGA!!!
Kurs w Katowicach, ul Klimczoka 4 rozpoczyna się 18 lutego 2012
4 dni szkolenia/32h w cenie 1500 zł brutto – są jeszcze wolne miejsca
Serdecznie zapraszamy
promocje cenowe:
w przypadku jednoczesnego zgłoszenia min 3 osób udzielamy 5% rabatu, dla wszystkich zgłoszonych uczestników.
w przypadku jednoczesnego zgłoszenia min 5 osób udzielamy 10% rabatu, dla wszystkich zgłoszonych uczestników.
liczba miejsc ograniczona
W przypadku zainteresowania tą ofertą osób z innych części kraju prosimy o kontakt mailowy w celu ustalenia ewentualnych terminów spotkań. biuro@program.org.pl
Termin warsztatów zostanie ustalony po zebraniu minimalnej ilości uczestników